Comment et pourquoi consulter son dossier administratif ?

dimanche 29 mai 2011 – source : http://www.sundep.org/spip.php?article1174
Un conflit avec son chef d’établissement ? Il est indispensable de connaître ce qui figure dans votre dossier : en effet le chef d’établissement peut envoyer des courriers au Recteur ou à l’Inspecteur d’Académie sans que vous en ayez connaissance malgré les demandes de l’administration en général au chef d’établissement pour que celui-ci communique copie à l’enseignant (attention dans ce cas, si le chef d’établissement vous convoque, il faut se faire accompagner par un élu syndical et demander une copie).

Les dossiers gris

Il en est de même si vous avez des difficultés avec certains parents d’élèves. Certains parents ont la fâcheuse habitude d’écrire au recteur ou à l’inspecteur d’académie plus vite que leur ombre ou dès que la réponse de votre établissement ne leur convient pas. Ces courriers figurent souvent dans une sorte de dossier « gris » adjoint à vote dossier.

Au cas où l’affaire prospère, l’administration n’hésite pas à ressortir les courriers et les produire contre le maîtres. Si non les pièces restent dans votre dossier gris.
L’avantage de consulter votre dossier est que l’administration est obligée à ce moment de se positionner : en général, elle ne produit pas les courriers. Donc consulter vote dossier permet de remettre les compteurs à zéro. En effet la réintroduction de pièces entrainerait un vice de procédure.

L’administration en cachant les pièces se protège. En effet les propos de bien des chefs d’établissement ou de parents quand ils ne sont suivit d’aucune sanction risquent de devenir des pièces qui pourraient être considérés par le juge comme une dénonciation calomnieuse.

Le Recteur ou l’Inspecteur d’Académie pourrait devoir répondre de la dénonciation des chefs d’établissement ou devoir porter aide et assistance à un maître injustement mis en cause par un parent d’élève. C’est pourquoi la pratique des services juridiques de certains rectorats ou Inspections académiques est de purger les dossiers des maîtres des pièces qui pourraient se retourner contre l’Administration.

Le syndicat dispose de plusieurs dossiers où les services du Rectorat ou IA ont sciemment « vidé » le dossier du maître en complète violation de la loi.

Il est plus que recommandé que la consultation se fasse en présence d’un témoin qui sache comment se comporter lors de la consultation. Les adhérents peuvent demander l’assistance d’unE militantE du syndicat.

Le modèle de courrier est à télécharger ci-contre.

Dossier administratif

Le dossier administratif personnel comporte en général 9 rubriques ou sous-dossiers (le dossier personnel, le recrutement de l’agent, la rémunération, notations, avancement, la discipline, la position de l’agent, la cessation de fonction, actions de formation, le dossier médical).

Les courriers échangés avec l’administration sont en principe classés dans les rubriques correspondantes. Toutes les pièces des sous-dossiers doivent être cotées et numérotées sans discontinuité.

Accès au dossier individuel

Commentaire syndical 

Votre dossier administratif est :
au rectorat pour les personnels du second degré
à l’inspection académique pour les personnels du premier degré.
Toutes les pièces importantes sur votre carrière s’y trouvent : nominations successives, notations, rapports d’inspection, vos lettres personnelles adressées par voie hiérarchique, les reclassements, la validation des services pour la retraite,...
Toutes les pièces, sans exception, doivent être classées par rubrique et numérotées.
Vous pouvez obtenir toutes les photocopies désirées de votre dossier (sous réserve de paiement de celles-ci).

Dans le second degré (collège, lycée, LP, EREA), le chef d’établissement a un dossier. Ce dossier dit "collégial" peut contenir des pièces supplémentaires non transmises au rectorat. Demandez à le consulter et n’hésitez pas à demander des photocopies.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la présence d’un document ou avec le contenu de celui-ci, vous devez écrire à l’autorité concernée pour en demander le retrait.

Source et autres textes

Source : http://www.unsen.cgt.fr
Droit à communication du dossier administratif, de la notation et appréciations (art. 17 et 18 de la loi 83-634)

Autres textes :

– [bleu]Décret n° 2005-1755[/bleu] du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques et à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public

– [bleu]Circulaire FP n° 1430[/bleu] du 5 octobre 1981 relative à l’application aux agents de l’Etat des dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée relative à la liberté d’accès aux documents administratifs. En version .pdf sur circulaires.gouv.fr

– [bleu]Circulaire n° FP 3 n° 1821[/bleu] du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel. En version .pdf sur circulaires.gouv.fr

– [bleu]Décret n° 2011-675[/bleu] du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique (voir tout particulièrement le